POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES

ELKARDIA SP. Z O.O.

Dotyczy serwisów: elkardia.pl oraz doktorekg.pl

Data ostatniej aktualizacji: 1 września 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności i Plików Cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Elkardia sp. z o.o. oraz zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii w serwisach internetowych prowadzonych przez Administratora, w szczególności: elkardia.pl oraz doktorekg.pl.

Polityka dotyczy w szczególności pacjentów, klientów sklepu internetowego, osób rezerwujących wizyty lub badania, użytkowników stron internetowych, osób kontaktujących się z Administratorem, zapisujących się do newslettera oraz wystawiających opinie.

Administrator przetwarza dane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), przepisami dotyczącymi praw pacjenta i dokumentacji medycznej oraz przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Elkardia sp. z o.o.
ul. Rotmistrza Witolda Pileckiego 23/20
20-091 Lublin
KRS: 0000945384
NIP: 7123429164
REGON: 520908079
Kapitał zakładowy: 10 000,00 zł
e-mail: rejestracja@elkardia.pl
e-mail w sprawach ochrony danych: rodo@elkardia.pl
tel.: 81 565-70-75

Administrator wyznaczył osobę kontaktową ds. ochrony danych, z którą można się skontaktować pod adresem: rodo@elkardia.pl.

3. Jakie dane przetwarzamy?

W zależności od sposobu korzystania z usług Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• PESEL i datę urodzenia;
• numer telefonu;
• adres e-mail;
• adres zamieszkania, korespondencyjny lub dostawy;
• dane do faktury;
• dane dotyczące zamówień i płatności;
• informacje dotyczące rezerwacji wizyt i badań;
• informacje dotyczące świadczeń zdrowotnych;
• wyniki badań i dane diagnostyczne;
• dane zawarte w dokumentacji medycznej;
• treść korespondencji, formularzy i rozmów prowadzonych przez czat;
• treść opinii;
• adres IP;
• dane dotyczące urządzenia i przeglądarki;
• informacje o aktywności w serwisach;
• źródło wejścia na stronę;
• identyfikatory internetowe;
• informacje zapisane w cookies i podobnych technologiach;
• w przypadku pacjentów małoletnich – dane opiekuna prawnego składającego oświadczenia w imieniu dziecka.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych.

4. Dane dotyczące zdrowia

Dane dotyczące zdrowia stanowią szczególną kategorię danych osobowych.

Administrator przetwarza je w zakresie niezbędnym m.in. do profilaktyki, diagnostyki, udzielania świadczeń zdrowotnych, wykonywania i opisywania badań, prowadzenia dokumentacji medycznej oraz zapewnienia ciągłości opieki.

Podstawą przetwarzania jest w szczególności art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z właściwymi przepisami prawa krajowego.

Dane zawarte w dokumentacji medycznej nie są wykorzystywane do profilowania pacjentów w celach reklamowych.

4a. Dane pacjentów małoletnich

Serwisy Administratora oferują świadczenia z zakresu kardiologii dziecięcej i innych usług dla pacjentów małoletnich.

W przypadku pacjenta małoletniego rejestracji, wyrażenia zgód oraz akceptacji regulaminów dokonuje rodzic lub opiekun prawny, działający w imieniu dziecka.

Serwisy internetowe Administratora (elkardia.pl, doktorekg.pl) nie są kierowane bezpośrednio do dzieci jako samodzielnych użytkowników i nie przewidują samodzielnego zakładania kont ani wyrażania zgód marketingowych, w tym zgód na cookies, przez osoby małoletnie poniżej 16. roku życia.

Dane dotyczące zdrowia pacjenta małoletniego podlegają tym samym zasadom bezpieczeństwa i okresom przechowywania dokumentacji medycznej, co dane pacjentów dorosłych.

5. Rejestracja pacjentów i wizyty

Dane mogą być przetwarzane w celu umówienia wizyty, rezerwacji terminu, potwierdzenia, zmiany lub odwołania wizyty, kontaktu dotyczącego wizyty oraz przygotowania i realizacji świadczenia zdrowotnego.

Podstawą prawną jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b i/lub c RODO, a w odniesieniu do danych dotyczących zdrowia także art. 9 ust. 2 lit. h RODO.

6. Rejestracja online – INFOTEL SOFTWARE i MEDICUS

Administrator korzysta z systemu MEDICUS oraz Terminarza internetowego dostarczanego przez INFOTEL SOFTWARE sp. z o.o., ul. Rybacka 7, 53-656 Wrocław.

Dane podane podczas rejestracji online mogą obejmować m.in. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz informacje dotyczące rezerwowanej wizyty.

Dane z Terminarza są krótkotrwale przechowywane do momentu automatycznego przekazania ich do oprogramowania placówki, a w przypadku ich nieodczytania – do dezaktualizacji terminu wizyty.

INFOTEL SOFTWARE uczestniczy w technicznej obsłudze zbierania, przechowywania i przekazywania danych z Terminarza oraz, na podstawie zawartych umów, może przetwarzać dane w imieniu Administratora w związku z obsługą systemu MEDICUS.

System MEDICUS wykorzystywany jest również do prowadzenia i zarządzania elektroniczną dokumentacją medyczną.

7. Dokumentacja medyczna

Administrator prowadzi dokumentację medyczną zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dokumentacja medyczna jest przechowywana przez okres wymagany prawem, niezależnie od cofnięcia zgód dotyczących np. marketingu, newslettera lub cookies.

8. Sklep doktorekg.pl i WooCommerce

W serwisie doktorekg.pl Administrator prowadzi sprzedaż produktów i usług oraz umożliwia dokonywanie rezerwacji. Sklep działa z wykorzystaniem systemu WooCommerce.

W związku z realizacją zamówienia mogą być przetwarzane m.in. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy, dane do faktury, informacje o zamówieniu, informacje dotyczące wybranej usługi oraz informacje niezbędne do realizacji płatności i dostawy.

W przypadku utworzenia konta dane są przetwarzane również w celu jego prowadzenia, umożliwienia logowania oraz udostępnienia historii i funkcjonalności związanych z zamówieniami.

9. Rezerwacje przez doktorekg.pl

Serwis doktorekg.pl wykorzystuje rozwiązania WooCommerce umożliwiające dokonywanie rezerwacji terminów określonych usług.

Jest to proces odrębny od Terminarza INFOTEL wykorzystywanego do rejestracji pacjentów Elkardii.

Dane są przetwarzane w zakresie potrzebnym do przyjęcia rezerwacji, kontaktu, realizacji zamówionej usługi i – jeżeli ma to zastosowanie – udzielenia świadczenia zdrowotnego.

10. Płatności internetowe

Płatności w serwisie doktorekg.pl obsługiwane są za pośrednictwem systemu Przelewy24, którego operatorem jest PayPro S.A.

Dane niezbędne do przeprowadzenia i rozliczenia transakcji mogą zostać przekazane operatorowi płatności.

Dostępne metody mogą obejmować m.in. BLIK, karty płatnicze, Google Pay, Apple Pay oraz inne metody aktualnie udostępniane przez operatora.

Administrator nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej, jeżeli są one przetwarzane bezpośrednio przez operatora płatności.

11. Dostawa – InPost

W celu realizacji przesyłek Administrator korzysta z usług InPost.

W zakresie niezbędnym do wykonania dostawy mogą zostać przekazane m.in. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres dostawy albo dane wybranego punktu/Paczkomatu oraz informacje niezbędne do obsługi przesyłki.

12. Faktury i KSeF

Administrator przetwarza dane w celu wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych oraz realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych.

W doktorekg.pl wykorzystywane są rozwiązania do obsługi faktur WooCommerce oraz integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Jeżeli wymagają tego przepisy, dane mogą być przekazywane do właściwych systemów administracji publicznej.

13. Badania z urządzeniem wysyłanym do pacjenta

W przypadku usług obejmujących wysyłkę urządzenia do wykonania badania Administrator może przetwarzać dane identyfikacyjne, kontaktowe i dostawowe oraz dane dotyczące badania i zdrowia.

Dane dotyczące zdrowia są przetwarzane zgodnie z zasadami dotyczącymi świadczeń zdrowotnych i dokumentacji medycznej.

14. Współpraca z innymi placówkami

Administrator może wykonywać analizy lub opisy badań na rzecz innych placówek medycznych.

Rola Administratora w zakresie ochrony danych zależy od charakteru konkretnej współpracy. Jeżeli Administrator przetwarza dane w imieniu innego administratora, odbywa się to na podstawie odpowiedniej umowy i zgodnie z art. 28 RODO.

15. Diagnostyka laboratoryjna

Administrator współpracuje z Diagnostyka S.A.

Dane pacjenta mogą być przekazywane w zakresie niezbędnym do zlecenia, wykonania, identyfikacji i rozliczenia badania oraz przekazania wyniku.

16. Kontakt i formularz „Oddzwonimy”

Dane przekazywane za pomocą formularzy, poczty elektronicznej lub telefonu są przetwarzane w celu obsługi zapytania.

W formularzu „Oddzwonimy” użytkownik może pozostawić numer telefonu w celu otrzymania kontaktu zwrotnego.

Dane podane wyłącznie w celu kontaktu zwrotnego nie są automatycznie wykorzystywane do innych celów marketingowych bez odpowiedniej podstawy prawnej.

17. Tidio – czat

W serwisach elkardia.pl i doktorekg.pl wykorzystywany jest czat Tidio.

W związku z korzystaniem z czatu mogą być przetwarzane dane podane przez użytkownika, dane kontaktowe, treść korespondencji oraz dane techniczne.

Czat nie powinien być wykorzystywany do przesyłania dokumentacji medycznej, wyników badań ani szczegółowych informacji dotyczących zdrowia, chyba że Administrator udostępni w tym celu odpowiednio zabezpieczoną funkcjonalność.

Dane z korespondencji prowadzonej za pośrednictwem czatu przechowywane są przez okres 12 miesięcy od zakończenia rozmowy, a następnie usuwane lub anonimizowane, chyba że dłuższy okres wynika z konieczności obsługi zgłoszonej sprawy lub z przepisów prawa.

18. Newsletter – elkardia.pl

W elkardia.pl zapis do newslettera jest obsługiwany z wykorzystaniem formularza Bloom połączonego z usługą Mailchimp.

Przetwarzany jest przede wszystkim adres e-mail oraz ewentualne inne dane dobrowolnie podane przez użytkownika.

Zapis jest dobrowolny. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z newslettera.

19. Newsletter – doktorekg.pl

W doktorekg.pl Administrator korzysta z systemu newsletterowego działającego w ramach WordPressa.

Dane są przetwarzane w celu prowadzenia listy subskrybentów i wysyłania newslettera.

Jeżeli w związku z zapisem oferowany jest kod rabatowy lub inna korzyść, dane mogą być również wykorzystane do jej przekazania.

Założenie konta lub dokonanie zakupu samo w sobie nie oznacza zgody na newsletter.

20. Opinie – CusRev

W doktorekg.pl Administrator korzysta z Customer Reviews for WooCommerce (CusRev) i automatycznych wiadomości umożliwiających klientowi wystawienie opinii.

Mogą być przetwarzane m.in. adres e-mail, dane dotyczące zamówienia lub usługi oraz treść opinii.

Wystawienie opinii jest dobrowolne.

Jeżeli wiadomości dotyczące opinii zawierają dodatkowe treści marketingowe, rabaty lub oferty handlowe, ich wysyłanie odbywa się zgodnie z przepisami dotyczącymi komunikacji marketingowej.

Dane związane z zaproszeniem do wystawienia opinii przechowywane są przez okres niezbędny do przeprowadzenia tego procesu, nie dłużej niż 24 miesiące od realizacji zamówienia. Opublikowana treść opinii jest przechowywana do czasu jej usunięcia przez użytkownika lub Administratora.

21. Google Analytics i Google Ads

Serwisy elkardia.pl i doktorekg.pl wykorzystują Google Analytics w celu prowadzenia statystyk i analizowania korzystania ze stron oraz Google Ads w celu prowadzenia i mierzenia skuteczności kampanii reklamowych.

W związku z tym przetwarzane są informacje o urządzeniu, przeglądarce, źródle wejścia, odwiedzanych stronach, wykonanych działaniach oraz identyfikatory internetowe.

Dane zbierane przez Google Analytics i Google Ads przechowywane są zgodnie z ustawieniami retencji skonfigurowanymi na koncie Administratora, standardowo nie dłużej niż 14 miesięcy, chyba że Administrator ustawił inny okres.

Te technologie są uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu przez użytkownika odpowiedniej zgody za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami.

22. Google Maps, YouTube i media społecznościowe

Serwisy elkardia.pl i doktorekg.pl wykorzystują Google Maps oraz osadzone materiały YouTube.

Serwisy zawierają również odnośniki lub aktywne elementy związane z Facebookiem, Instagramem i X/Twitter.

Wczytanie aktywnej treści zewnętrznej (mapa, film, wtyczka społecznościowa) powoduje przekazanie jej dostawcy danych technicznych, w szczególności adresu IP, niezależnie od tego, czy użytkownik wchodzi w interakcję z tą treścią.

23. Hosting i infrastruktura

elkardia.pl korzysta z infrastruktury hostingowej STATNET.

doktorekg.pl korzysta z infrastruktury SEOHOST.

Infrastruktura SEOHOST wykorzystywana jest również do technicznej obsługi wysyłki wiadomości z doktorekg.pl.

Dostawcy infrastruktury mogą przetwarzać dane w zakresie niezbędnym do świadczenia usług hostingowych, bezpieczeństwa, utrzymania systemów i wykonywania kopii zapasowych.

24. Odbiorcy danych

W zależności od konkretnego procesu dane mogą być udostępniane lub powierzane w szczególności:

• osobom upoważnionym przez Administratora, lekarzom i personelowi medycznemu;
• innym podmiotom leczniczym, jeżeli jest to wymagane lub niezbędne;
• Diagnostyka S.A. – w związku z badaniami laboratoryjnymi;
• INFOTEL SOFTWARE sp. z o.o. – MEDICUS, Terminarz i obsługa techniczna;
• STATNET – infrastruktura elkardia.pl;
• SEOHOST – infrastruktura doktorekg.pl;
• Google – m.in. Google Analytics, Google Ads, Maps i YouTube;
• Meta Platforms – w zakresie wykorzystywanych funkcjonalności Facebook/Instagram;
• operatorowi X/Twitter – w zakresie wykorzystywanych funkcjonalności;
• Tidio – obsługa czatu;
• Mailchimp – newsletter elkardia.pl;
• PayPro S.A./Przelewy24 – płatności;
• InPost – dostawy;
• CusRev – obsługa procesu pozyskiwania opinii;
• dostawcom innych systemów informatycznych w zakresie niezbędnym do ich obsługi;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i doradcze;
• organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie prawa.

Nie każdy wymieniony podmiot działa jako podmiot przetwarzający. W zależności od usługi niektóre podmioty mogą działać jako odrębni administratorzy danych.

25. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z niektórych usług międzynarodowych, w szczególności Google, Meta, Mailchimp lub Tidio, może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do transferu danych do państwa trzeciego, Administrator stosuje mechanizmy przewidziane przez RODO, odpowiednie do danego transferu.

W odniesieniu do danych powierzonych INFOTEL SOFTWARE zastosowanie mają postanowienia zawartych umów dotyczące miejsca przetwarzania i ewentualnego transferu danych.

26. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu oraz przez okres wynikający z obowiązujących przepisów lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dokumentacja medyczna jest co do zasady przechowywana przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych przepisami prawa.

Dane księgowe i podatkowe przechowywane są przez okres wynikający z właściwych przepisów.

Dane newsletterowe są przetwarzane do czasu rezygnacji lub wycofania odpowiedniej zgody, z możliwością zachowania ograniczonych informacji potrzebnych do wykazania zgodności z prawem.

Dane związane z korespondencją prowadzoną za pośrednictwem czatu Tidio przechowywane są przez okres 12 miesięcy od zakończenia rozmowy.

Dane związane z procesem zbierania opinii (CusRev) przechowywane są nie dłużej niż 24 miesiące od realizacji zamówienia.

Dane zbierane przez Google Analytics i Google Ads przechowywane są zgodnie z ustawieniami retencji skonfigurowanymi na koncie Administratora, standardowo nie dłużej niż 14 miesięcy.

Dane z formularza „Oddzwonimy” przechowywane są do czasu zakończenia obsługi zgłoszenia, nie dłużej niż 6 miesięcy, chyba że dalsze przechowywanie wynika z zawartej umowy o świadczenie usług.

Dane z monitoringu wizyjnego w siedzibie przechowywane są nie dłużej niż 3 miesiące od nagrania, z wyjątkiem materiału dowodowego w toczącym się postępowaniu.

27. Prawa osoby, której dane dotyczą

W przypadkach określonych przez RODO osobie może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu;
• wycofania zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawo do usunięcia danych nie oznacza możliwości żądania usunięcia dokumentacji medycznej, którą Administrator jest zobowiązany przechowywać na podstawie prawa.

28. Skarga do organu nadzorczego

Osoba może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

29. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych i ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby posiadające odpowiednie uprawnienia.

Szczególną ochroną objęte są dane dotyczące zdrowia i dokumentacja medyczna.

W przypadku incydentu bezpieczeństwa wpływającego na przetwarzane dane osobowe i mogącego powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, Administrator poinformuje osoby, których dane dotyczą, o takim incydencie, zgodnie z art. 34 RODO.

30. Profilowanie i automatyczne decyzje

Administrator nie podejmuje wobec pacjentów decyzji dotyczących udzielania świadczeń zdrowotnych, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływały na pacjenta, wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Dane z dokumentacji medycznej nie są wykorzystywane do profilowania reklamowego.

Narzędzia analityczne i reklamowe mogą natomiast analizować aktywność użytkownika w serwisie zgodnie ze swoją funkcjonalnością oraz dokonanymi przez użytkownika wyborami dotyczącymi cookies.

31. Pliki cookies i podobne technologie

Serwisy wykorzystują pliki cookies i podobne technologie w celu m.in. zapewnienia prawidłowego działania strony, utrzymania sesji, obsługi koszyka i konta, bezpieczeństwa, zapamiętywania ustawień, prowadzenia statystyk, identyfikacji źródeł ruchu, pomiaru skuteczności reklam, obsługi treści zewnętrznych oraz obsługi czatu.

Stosowane są cookies niezbędne, funkcjonalne/preferencyjne, analityczne/statystyczne oraz marketingowe.

Samo wejście na stronę nie oznacza zgody na wszystkie cookies. Technologie wymagające zgody są uruchamiane wyłącznie zgodnie z wyborem użytkownika dokonanym za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami.

32. Technologie stosowane na doktorekg.pl

Poniższa tabela opisuje potwierdzone w konfiguracji serwisu kategorie usług i technologii. Nie stanowi ręcznie utrzymywanej listy każdej nazwy pliku cookie.

33. Technologie stosowane na elkardia.pl

Poniższa tabela opisuje potwierdzone w konfiguracji serwisu usługi i technologie. Szczegółowe nazwy i okresy działania poszczególnych cookies mogą zmieniać się wraz z konfiguracją serwisu.

34. Zarządzanie cookies

Użytkownik może zarządzać zgodami za pomocą bannera lub panelu dostępnego w serwisie. W zależności od konfiguracji może zaakceptować odpowiednie kategorie, odmówić wykorzystania technologii niewymaganych do działania strony, dokonać wyboru kategorii, później zmienić ustawienia lub wycofać wcześniej udzieloną zgodę.

Cookies ściśle niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub prawidłowego działania mechanizmu zgód mogą być stosowane bez zgody w zakresie dopuszczonym przez prawo.

Użytkownik może również zarządzać cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki.

Szczegółowe informacje o aktualnie wykorzystywanych plikach cookies, w tym ich nazwach, dostawcach, celach oraz okresach przechowywania, są dostępne w panelu zarządzania zgodami na pliki cookies dostępnym w danym serwisie. Zakres wykorzystywanych plików cookies może ulegać zmianie wraz ze zmianą konfiguracji serwisu lub wykorzystywanych narzędzi.

35. Zmiany Polityki

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę w szczególności w przypadku zmian przepisów, sposobu przetwarzania danych, dostawców usług, funkcjonalności stron lub stosowanych technologii.

Aktualna wersja jest publikowana w serwisach Administratora.

36. Kontakt w sprawach danych osobowych

Elkardia sp. z o.o.
ul. Rotmistrza Witolda Pileckiego 23/20
20-091 Lublin
e-mail w sprawach ochrony danych: rodo@elkardia.pl
e-mail: rejestracja@elkardia.pl
tel.: 81 565-70-75

Data ostatniej aktualizacji: 1 września 2026 r.

© Elkardia sp. z o.o. | Polityka Prywatności i Plików Cookies | 01.09.2026